Çalıştaylar

Kurumlarda EBYS ve e-Arşiv Süreçleri Yönetimi Çalıştayı Çalışma Grupları

1. EBYS Yönetim Süreçleri ve Kurumsal Yapılanma Çalışma Grubu
2. Kurumsal e-Arşiv Veri Merkezlerinin Yapılandırılması ve Yönetimi Çalışma Grubu
3. Mevzuat, Standartlar ve Uyum Çalışma Grubu
4. Yapay Zekâ, Teknoloji ve Entegrasyonlar Çalışma Grubu
5. Güvenlik, Gizlilik ve Risk Yönetimi Çalışma Grubu

Hedef Kitle

• Kamu kurumlarında belge yönetimi ve arşiv süreçlerinde görev alan uygulamacılar (EBYS birim yöneticileri, belge yöneticileri ve arşivciler, bilgi işlem personeli)
• Akademisyenler (Bilgi ve Belge Yönetimi disiplini)

1. 1. Grup: EBYS Yönetim Süreçleri ve Kurumsal Yapılanma

1. Stratejik Yapılanma

• Kurumlarda EBYS Yönetim Modeli ve Kurumsal Yapılanma
• Kurumsal Sahiplik Sorunu ve Üst Yönetim Desteği
• Kurumsal Bilgi ve Belge Yönetimi Stratejisi Geliştirme
• EBYS Olgunluk Modeli, Kurumsal Değerlendirme ve Performans

2. Operasyonel Süreçler

• EBYS Sistem Yönetimi, Kullanıcı Rolleri ve Yetki Tanımları
• Üst Veri ve Dosya Planı Yönetimi
• Klasör Yönetimi ve Tümleşik Dosya Kullanımı
• Saklama Planı Uygulamaları ve EBYS’lerde Ayıklama-İmha Süreçleri

3. Yetkinlik, Denetim ve İyi Uygulamalar

• EBYS Ekibi ve Birim Sorumluları Yetkinlik Geliştirme
• Kurum içi Eğitimler ve Kullanıcı Farkındalığı
• Kurum içi Denetim Mekanizmalarının Yapılandırılması
• Başarılı/İyi EBYS Uygulamalarından Öğrenilen Dersler
• EBYS’de Sürdürülebilirlik ve Sürekli İyileştirme

Amaç: Kurumlarda elektronik belge yönetiminin sürdürülebilir, hesap verebilir ve kurumsal sahipliği olan bir yapı içinde yürütülmesini sağlayacak yönetim modellerini tartışmak; EBYS uygulamalarının etkinliğini ölçmek, iyi uygulamaları paylaşmak ve sürdürülebilirliği sağlamak.

Beklenen Çıktılar

• EBYS Yönetişim Şeması
• Kritik Rol ve Sorumluluk Listesi
• Uygulama Süreçleri Kontrol Listesi
• Uygulamada Ortak Sorunlar ve Çözüm Önerileri Listesi

2. 2. Grup: Kurumsal e-Arşiv Veri Merkezlerinin Yapılandırılması ve Yönetimi

1. Veri Merkezi Mimarisi ve Entegrasyon

• EBYS ve Kurumsal e-Arşiv Veri Merkezi Sistem Entegrasyonu
• e-Belge Transfer Süreçleri (EBYS’den e-Arşive)
• e-Arşiv Veri Merkezi Altyapı Çalışmaları
• e-Arşiv Veri Merkezi Sistem Bileşenleri ve Modül Gereksinimleri
• Fiziksel Arşivden Dijitale Geçiş (Hibrit Yapılar)

2. Dijital Arşivleme ve Saklama Yönetimi

• Elektronik Belgelerin Arşivsel Gereksinimleri ve Paket Yapısı
• e-Arşiv Veri Merkezlerinde Dosya Planı Yönetimi ve Klasör Hiyerarşisi
• E-Arşiv Veri Merkezlerinde Saklama Planı Uygulamaları
• E-Arşiv Veri Merkezlerinde Ayıklama ve İmha Süreçlerinin Otomasyonu

3. Uzun Süreli Koruma ve Sürdürülebilirlik

• E-Belgelerin Uzun Süreli Dijital Koruma Gereksinimleri
• Arşiv Belgelerinin Yönetimi ve Erişiminde KVKK, Bilgi Güvenliği ve Diğer Yasal Düzenlemeler
• Kurumsal Hafızanın Sürdürülebilirliği

Amaç Kurumsal e-Arşiv Veri Merkezlerinin altyapı gereksinimlerini belirlemek, e-belge transferi ve saklama süreçlerini standartlaştırmak ve dijital belgelerin uzun süreli güvenli korunmasına yönelik uygulama modelleri geliştirmektir.

Beklenen Çıktılar (Basit ve Somut)

• e-Arşiv Veri Merkezi İhtiyaç Listesi
• e-Belge Transfer Kontrol Listesi
• Ortak Dosya Formatları Listesi
• Uygulama Sorunları ve Öneriler

3. 3. Grup: Mevzuat, Standartlar ve Uyum Çalışma Grubu

1. EBYS ve Resmî Yazışma Mevzuatı Uygulamaları

• Resmî Yazışma Mevzuatı ve EBYS Uygulamaları
• EBYS ve TS 13298 Standart Uyumu
• Farklı Belge Türlerinin Yönetimi (Diploma, Sertifika, Kurul Kararları, Formlar vb.)
• Elektronik Belgelerin Hukuki Delil Niteliği ve Geçerliliği

2. Veri Koruma, Gizlilik ve Bilgi Güvenliği

• EBYS’lerde Kişisel Verilerin Korunması (KVKK) ve Veri Gizliliği
• Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS) ve EBYS Entegrasyonu
• Gizlilik Dereceli Belgelerin Elektronik Ortamdaki Süreçleri
• Elektronik Belgelerde Erişim Yetkileri ve Mevzuat Kısıtları

3. Dosyalama, Saklama ve İmha Uyumu

• Standart Dosya Planı (SDP) ve e-Belgeler Perspektifinden Değerlendirilmesi
• Saklama Planları ve İmha Süreçlerinde Mevzuat Uyumu (SDP ve KVKK Dengesi)
• EBYS’lerde Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikalarının Yönetimi
• Mevzuattan Kaynaklanan Arşivsel Yükümlülükler ve Denetim

Amaç: Elektronik belgelerin üretiminden arşivlenmesine kadar tüm yaşam döngüsünün etkin, izlenebilir ve mevzuata uygun biçimde yönetilmesini ele almak.

Beklenen Çıktılar

• Uygulamada en sık karşılaşılan mevzuat çatışmaları
• EBYS-KVKK uyumunda yaşanan tıkanıklık noktaları listesi
• EBYS içerisinde yönetilen belge türlerinin (diploma, sertifika vb.) listesi
• Elektronik imha sürecindeki hukuki risklerin belirlenmesi
• TS 13298 uygulamasında karşılaşılan pratik zorluklar

4. 4. Grup: Akıllı Teknolojiler ve Birlikte Çalışabilirlik Çalışma Grubu

1. Yapay Zekâ ve Yeni Teknolojilerin Belge Süreçlerinde Kullanımı

• EBYS ve e-Arşiv Süreçlerinde Yapay Zekâ ve Otomasyon Çözümleri
• OCR, Otomatik Üst Veri (Metadata) ve Belge Tanıma Teknolojileri
• Akıllı Arama, İçerik Analizi ve Karar Destek Mekanizmaları

2. Dış Entegrasyonlar ve Ulusal Ekosistem

• EBYS ve e-Devlet Hizmetleri Geliştirme
• Dış Entegrasyonlar: DETSİS, KEP, UETS, UYAP ve Diğer Sistemler
• e-İmza ve Mobil İmza Teknolojilerinde Yeni Yaklaşımlar

3. Kurum İçi Entegrasyon ve Birlikte Çalışabilirlik

• EBYS ve Kurumsal Bilgi Sistemleri (Personel, Öğrenci, Proje, Hukuk vb.) Entegrasyonu
• Kamu Bilgi Sistemleri Arası Birlikte Çalışabilirlik
• Sistemler Arası Veri Paylaşımı, Güvenli API Kullanımı ve Deneyimler
• Geleceğin EBYS Mimarileri: Bulut, Hibrit ve API Tabanlı Yapılar

Amaç EBYS süreçlerinde yapay zekâ ve akıllı teknolojilerin kullanım alanları ile kurumsal etkilerini değerlendirmek; sistemin diğer bilgi sistemleriyle entegre çalışmasını sağlayacak mimari yaklaşımları ve iyi uygulama modellerini tartışmaktır.

Beklenen Çıktılar (Basit ve Somut)

• Yapay zekâ destekli uygulama senaryoları listesi
• OCR ve otomatik sınıflandırma önerileri
• EBYS entegrasyon haritası (İç ve dış sistemler)
• Teknik altyapı ve mimari gereksinimler listesi
• Birlikte çalışabilirlik sorunları ve çözüm önerileri

5. 5. Grup: Belge Yönetiminde Bilgi Güvenliği, KVKK ve Risk Yönetimi

1. Teknik Güvenlik ve Doğrulama Mekanizmaları

• Elektronik Belgelerde Bilgi Güvenliği Politikaları ve Standartlar
• E-İmza, Zaman Damgası ve Şifreleme Teknolojileri
• EYP Paketi ve Belge Bütünlüğünün Korunması
• Siber Tehditler ve Belge Yönetimi Odaklı Kurumsal Risk Analizi

2. Erişim Yönetimi ve İzlenebilirlik

• EBYS’de Yetkilendirme Stratejileri ve Erişim Kontrolü
• Log Yönetimi ve Olay Günlüklerinin Güvenliği
• Kişisel Verilerin Korunması (KVKK) ve Veri Gizliliği Uygulamaları
• Belgelerin Gizlilik Dereceleri ve Güvenli Paylaşım Esasları

3. İş Sürekliliği ve Felaket Yönetimi

• EBYS’lerde Felaket Kurtarma Planları
• Veri Merkezlerinde İş Sürekliliği ve Belge Yedekleme
• Olağanüstü Durumlarda Belge Erişilebilirliğinin Sağlanması

Amaç: Elektronik belgelerin güvenliği, gizliliği ve bütünlüğünün sağlanmasına yönelik riskleri belirlemek ve siber tehditlere karşı önleyici yaklaşımlar ile iş sürekliliği modellerini tartışmaktır.

Beklenen Çıktılar

• EBYS güvenlik ve erişim süreçlerindeki kritik noktaların tespiti
• Belge bütünlüğünü ve gizliliğini bozan uygulama hataları listesi
• KVKK ve gizlilik odaklı yetkilendirme sorunları
• Felaket anında belgeye erişimi engelleyen teknik/idari hususlar